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預(yù)算少也不怕!看杜拉拉的打印技巧

2010-01-21 09:49 來(lái)源:eNet硅谷動(dòng)力 責(zé)編:Victoria

摘要:
提起SSC Service Utility,熟悉打印機(jī)的朋友和企業(yè)用戶(hù)都很熟悉,這款軟件適用于絕大多數(shù)Epson噴墨打印機(jī),可以通過(guò)墨水凍結(jié)和智能芯片清零等方式,使墨盒繞過(guò)智能芯片的限制。這樣既可充分利用墨盒里的殘余墨水(當(dāng)墨盒上的智能芯片計(jì)數(shù)到位時(shí),會(huì)強(qiáng)制停止打印,其實(shí)此時(shí)墨盒里還有不少墨水),同時(shí)還為用戶(hù)自行注墨創(chuàng)造了條件。
  【CPP114】訊:企業(yè)用戶(hù)節(jié)約打印成本的方法,除了選擇正確的打印機(jī)類(lèi)型降低折舊成本,采用分級(jí)打印的方式,從耗材方面盡量節(jié)約企業(yè)的打印輸出費(fèi)用,采用恰當(dāng)?shù)拇蛴C(jī)設(shè)置以降低打印輸出成本。其實(shí)我們還可以采用一些打印軟件或使用一些打印技巧來(lái)降低企業(yè)的打印成本。

  軟件助力降低打印成本

  為降低打印成本,市面上出現(xiàn)了一些打印軟件,這些第三方軟件通過(guò)各種方式挖掘耗材的使用潛力,達(dá)到了較好的節(jié)省效果。只要善用這些軟件,對(duì)于降低企業(yè)打印成本是非常有好處的。

  1.Inksaver: 至少節(jié)約15%的墨水

  Inksaver是一款噴墨打印機(jī)專(zhuān)用省墨軟件。它依靠打印時(shí)截取送往打印噴頭的信號(hào),并對(duì)信號(hào)進(jìn)行優(yōu)化,以減少?lài)婎^噴射的墨滴數(shù)量來(lái)達(dá)到省墨的目的。同時(shí)Inksaver軟件的使用也非常簡(jiǎn)單,只要調(diào)節(jié)軟件左邊的滑桿,即可輕松達(dá)到1%~75%的省墨目的。

  當(dāng)然,由于噴射墨滴的減少,打印質(zhì)量也可能相應(yīng)地降低。不過(guò)在15%以下的省墨條件下打印,文稿的輸出效果幾乎不會(huì)受影響,這也就意味著使用這款軟件至少能夠節(jié)約15%的打印耗材成本。同時(shí),Inksaver的獨(dú)特工作方式對(duì)于某些特殊介質(zhì)的打印效果還有較好的提升作用,如用洇墨情況嚴(yán)重的宣紙、吸墨性能差的銅版紙打印時(shí),由于噴射墨滴減少,將大大降低墨滴擴(kuò)散和堆墨對(duì)打印效果的損害。

  2.SSC Service Utility:墨盒清零工具

  提起SSC Service Utility,熟悉打印機(jī)的朋友和企業(yè)用戶(hù)都很熟悉,這款軟件適用于絕大多數(shù)Epson噴墨打印機(jī),可以通過(guò)墨水凍結(jié)和智能芯片清零等方式,使墨盒繞過(guò)智能芯片的限制。這樣既可充分利用墨盒里的殘余墨水(當(dāng)墨盒上的智能芯片計(jì)數(shù)到位時(shí),會(huì)強(qiáng)制停止打印,其實(shí)此時(shí)墨盒里還有不少墨水),同時(shí)還為用戶(hù)自行注墨創(chuàng)造了條件。

  當(dāng)然,使用這款軟件還是有一定危險(xiǎn)性的,如在使用軟件對(duì)墨盒清零后,當(dāng)墨水耗盡時(shí),打印機(jī)仍然會(huì)繼續(xù)工作,這樣噴頭空打時(shí),空氣和雜質(zhì)會(huì)進(jìn)入噴頭,可能造成噴頭損壞或重新安裝墨盒時(shí)有一些麻煩,而這一弊病對(duì)于企業(yè)用戶(hù)的影響更加明顯。因此企業(yè)用戶(hù)在使用這款軟件時(shí)要多加注意,要避免因節(jié)省耗材成本而帶來(lái)的打印機(jī)損壞等問(wèn)題。當(dāng)然,這款軟件附帶的廢墨清零功能對(duì)于企業(yè)用戶(hù)來(lái)說(shuō)還是頗為實(shí)用的,能有效降低打印機(jī)的維護(hù)成本。

  3.Uniprint:打印管理工具

  疏于管理也是企業(yè)用戶(hù)打印成本大大增加的一個(gè)原因,不少企業(yè)的打印任務(wù)并不多,但打印成本卻不低,究其原因,就在于打印了大量無(wú)用資料或員工私用打印機(jī)打印個(gè)人資料,而這些費(fèi)用最后都要企業(yè)買(mǎi)單。在這種情況下,使用打印管理軟件,提高有效打印頁(yè)比率就成了解決這個(gè)問(wèn)題的關(guān)鍵。而Uniprint就是其中功能較為出色的一款軟件,這款軟件能夠?qū)崿F(xiàn)監(jiān)控并記錄打印事件,查看打印內(nèi)容與打印用戶(hù),為客戶(hù)端設(shè)置打印密碼等,讓企業(yè)內(nèi)部的打印事件盡收眼底。這樣就能夠有效避免員工及外來(lái)客戶(hù)無(wú)限制使用打印機(jī),對(duì)于打印內(nèi)容的有效審定與無(wú)效打印頁(yè)的剔除,也有直接的效果,能夠大大提高企業(yè)內(nèi)有效打印頁(yè)比率,極大地降低打印成本。

  當(dāng)然,能夠降低企業(yè)打印成本的軟件還有很多,限于篇幅,我們?cè)诖酥唤榻B這三款相關(guān)的軟件,相信只要企業(yè)用戶(hù)善于挖掘,使用這些軟件,對(duì)于降低打印成本,還是有相當(dāng)大的作用的。

  節(jié)省成本技巧來(lái)幫忙

  在節(jié)約打印成本時(shí),一些技巧的應(yīng)用也很關(guān)鍵。一些打印技巧雖然很小,甚至看起來(lái)有些不起眼,但只要應(yīng)用得當(dāng),對(duì)于降低打印成本還是相當(dāng)有效的。

  1.集中打印

  對(duì)于不少企業(yè)來(lái)說(shuō),零散打印已經(jīng)成為打印習(xí)慣,大家都習(xí)慣于遇到打印任務(wù)時(shí),隨時(shí)進(jìn)行輸出,這種打印方式對(duì)于打印緊急文件自然無(wú)可非議。但在日常使用中,采取這種方式卻可能大大增加打印成本。首先大多數(shù)噴墨打印機(jī)在開(kāi)機(jī)自檢和關(guān)機(jī)噴頭鎖定的過(guò)程中,需要消耗部分墨水,這樣頻繁開(kāi)關(guān)打印機(jī),將造成墨水的極大浪費(fèi)。同時(shí)部分打印機(jī),尤其是老款激光打印機(jī),在打印前幾頁(yè)時(shí),容易因定影不良造成打印件報(bào)廢,這樣頻繁開(kāi)關(guān)機(jī)將造成大量打印紙和耗材的浪費(fèi)。而頻繁開(kāi)關(guān)機(jī)時(shí)的沖擊電流,對(duì)于打印機(jī)壽命的影響是比較大的,會(huì)降低打印機(jī)壽命,提高故障率,造成打印機(jī)折舊成本增加。

  另外大多數(shù)打印任務(wù),需要有人看守才能避免卡紙、打印報(bào)錯(cuò)等情況,這樣分散打印將浪費(fèi)不少人力資源成本。而集中打印在這方面的優(yōu)勢(shì)明顯,將數(shù)個(gè)不緊急的任務(wù)放在一起打印,可減少開(kāi)關(guān)機(jī)過(guò)程中的浪費(fèi),降低人力資源的消耗,降低打印機(jī)折舊成本和報(bào)廢的紙張數(shù)量。因此,除了一些緊急打印任務(wù)外,在企業(yè)用戶(hù)打印時(shí),盡可能集中打印,以降低打印成本。

  2.簡(jiǎn)化打印任務(wù)

  另外,在企業(yè)用戶(hù)打印時(shí),一些員工喜歡在打印時(shí)加上水印,在編輯文件時(shí)采用底紋等等,或使用彩色進(jìn)行文字輸出。這樣操作雖然打印頁(yè)顯得比較美觀,但這種美觀卻是依靠很高的打印成本來(lái)實(shí)現(xiàn)的,因?yàn)闊o(wú)論是水印還是底紋的打印,都是要消耗打印耗材的,而彩色文本的輸出,需要更大的耗材成本。因此,如非必要,不要采用這些方式進(jìn)行打印。同時(shí),編輯文件時(shí)所選擇的字體,對(duì)于打印成本也有較大的影響,如黑體和一些美術(shù)體文字的字體筆畫(huà)要比我們常用的宋體或楷體粗一些,這樣整篇文檔的打印覆蓋率也會(huì)相應(yīng)地增加,這就需要使用更多的耗材進(jìn)行打印,而加粗文字也會(huì)有類(lèi)似的結(jié)果,因此盡可能用筆畫(huà)較細(xì)的字體,避免加粗文字打印,也能取得一定的節(jié)省效果。

  另外,在打印大字體時(shí),使用一些空心字體,不僅看上去美觀,節(jié)省效果也相當(dāng)明顯。在word文檔中,我們還可將文字設(shè)定為灰色,通過(guò)降低墨色的方式控制噴墨量,也能節(jié)省打印耗材,需要注意的是,將文字設(shè)定為灰色時(shí),如使用噴打或彩色激打輸出,最好將打印設(shè)置中的“僅使用黑色墨盒(硒鼓)”選項(xiàng)打開(kāi),否則,某些打印機(jī)可能會(huì)用彩色墨水/碳粉合成黑色耗材的方式來(lái)打印灰色文檔,這樣打印成本反而會(huì)提高。

  3.加強(qiáng)文件共享,減少打印任務(wù)

  節(jié)省的極致是什么,就是盡可能減少打印量。其實(shí)我們發(fā)現(xiàn),企業(yè)打印的很多材料都不是必需的,如一些不需要存檔的報(bào)表和資料,原本只需要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)共享等方式讓相關(guān)的部門(mén)或人員得到這些資料就可以了。但由于企業(yè)受傳統(tǒng)管理方式的影響以及某些企業(yè)內(nèi)部IT建設(shè)滯后,導(dǎo)致這些非必要數(shù)據(jù)仍在大規(guī)模打印,甚至成為一些企業(yè)打印的主要內(nèi)容。如何壓縮這部分打印內(nèi)容,就要考驗(yàn)企業(yè)管理人員了。如何在投入與享受IT成果間形成平衡,如何管理和共享數(shù)據(jù)與文件,如何在提高辦公效率的基礎(chǔ)上降低打印成本,是企業(yè)管理者需要考慮的。

  總結(jié):打印成本減半不是夢(mèng)

  當(dāng)然,各種節(jié)省方式之間有可能相互影響,如選擇了自行填充耗材或連供系統(tǒng)時(shí),雖然會(huì)大幅度降低耗材打印成本,卻會(huì)提高打印機(jī)的折舊成本和人力消耗成本。而選擇高性能、自動(dòng)化程度較高的打印機(jī),雖然能降低人力消耗成本,并在一定程度上降低耗材成本,卻會(huì)大大增加打印機(jī)的折舊成本。因此,企業(yè)用戶(hù)在節(jié)省打印成本時(shí),決不能著眼于單項(xiàng)打印成本的降低,而要根據(jù)自身的情況,綜合分析,以求得各項(xiàng)打印成本的平衡,這樣才能獲得最低的綜合打印成本。

  只要方法應(yīng)用得當(dāng),企業(yè)打印成本減半并不是夢(mèng)想,從附表中可以看出,數(shù)種方式的綜合應(yīng)用,在不影響打印質(zhì)量及增加其他部分成本的基礎(chǔ)上,能夠?qū)⒑牟拇蛴〕杀尽⒋蛴〖埑杀窘档?0%左右,而有效打印頁(yè)比率也能提高30%以上。至于打印機(jī)折舊和維護(hù)及人力資源成本,雖然很難有明確的數(shù)字表示,但打印機(jī)選購(gòu)和使用得當(dāng)?shù)脑?huà),相信能夠降低20%左右的成本。這些措施的綜合使用,就能夠輕松地使企業(yè)的總體打印成本降低一半甚至更多。

  編后:綜合來(lái)看,企業(yè)用戶(hù)要節(jié)省打印成本,除了在選擇打印機(jī)和耗材時(shí)要注意之外,對(duì)打印機(jī)的管理也是很有必要的。更重要的是,管理者要在員工中提倡節(jié)約的理念,讓大家在打印時(shí)注意一定的操作技巧,這樣為企業(yè)節(jié)約打印成本也能起到事半功倍的效果。

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